Как упростить процесс подписания Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452)?

Как упростить процесс подписания Акта приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452)?

С введением Приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н у государственных учреждений появилась обязанность оформлять и подписывать Акт приемки товаров, работ, услуг (Акт ТРУ) (ф. 0510452) в случае, если договором предусмотрена процедура приемки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и информация об указанном договоре не размещается в реестре контрактов единой информационной системы в сфере закупок. Этот документ требует подписи как со стороны заказчика, так и поставщика.
Акт ТРУ формируется заказчиком на основе документов, подтверждающих поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг (например, УПД, товарная накладная и др.). Однако возникают сложности с подписанием акта поставщиком, особенно если он находится в другом городе.

Решение: Для упрощения процесса рекомендуется использовать ЭДО, так как усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) приравнивается к собственноручной подписи.

Порядок подписания Акта ТРУ через ЭДО:

1.    Акт формируется заказчиком или уполномоченным лицом в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0.
2.    Документ подписывается в информационной системе простой электронной подписью (ЭП):
         o    ответственным исполнителем, составившим акт;
         o    лицом, принявшим товары, работы или услуги;
         o    членами приемочной комиссии (если создавалась комиссия для приемки).
3.    Председатель приемочной комиссии подписывает акт ЭЦП.
4.    Акт отправляется поставщику через систему ЭДО.
5.    Поставщик подписывает акт ЭЦП через ЭДО.
6.    Руководитель заказчика заверяет акт своей ЭЦП через ЭДО.

Важно для заказчиков:

Поставщикам, которые отказываются от подписания акта, следует напомнить о положениях п. 2 ч. 13.1 ст. 34 Закона № 44-ФЗ. Согласно этому закону, срок оплаты начинается с даты подписания акта, а не с даты доставки товара.
Кроме того, заказчик вправе установить в контракте порядок и сроки приемки, а также обязанность подписания Акта ТРУ.

Дополнительные материалы:

Использование ЭДО значительно упрощает процесс подписания актов и помогает избежать задержек в оформлении документов.