Минтруд России разъяснил вопросы ведения КЭДО

Cтатья опубликована на сайте https://its.1c.ru/

Минтруд России прояснил некоторые вопросы применения работодателями кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Как оформить согласие работника на КЭДО при взаимодействии с работодателем?

Работодатель самостоятельно принимает решение о переходе на кадровый электронный документооборот и вводит его локальным нормативным актом (ч. 1, 2 ст. 22.2 ТК РФ). Порядок введения КЭДО, а также перечень документов, в отношении которых применяется КЭДО, утверждается локальным нормативным актом работодателя, например, Положением о КЭДО (ч. 1–2 ст. 22.1, ч. 2–3 ст. 22.2 ТК РФ).

Для перехода на ведение кадровых документов в электронном виде необходимо получить письменное согласие работников (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Исключение составляют сотрудники, принятые на работу после 31 декабря 2021 года, которые не имели трудового стажа на эту дату. У таких работников согласие на кадровый электронный документооборот получать не требуется.

Минтруд России пояснил следующее. Согласно п. 28 ГОСТ Р 7.0.8-2025 (утв. приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст), письменный документ – это документ, информация которого зафиксирована знаками письменности. Для трудовых отношений письменный документ признается равнозначным бумажному носителю (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ). По мнению ведомства, согласие работника на КЭДО при взаимодействии с работодателем необходимо оформлять в письменном (бумажном) виде.

Отметим, что электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Считаем, что согласие работника может быть оформлено бумажным документом, подписанным его собственноручной подписью, или электронным документом, подписанным УКЭП.

Напомним, если работники не выразили согласие на переход на КЭДО или отказались от перехода, то работодатель продолжает вести кадровые документы таких работников в бумажном виде (ч. 4, 5 ст. 22.2 ТК РФ).

Может ли работник оформлять бумажные заявления после перехода на КЭДО?

Если работник и работодатель перешли на кадровый электронный документооборот, то обмен документами между сторонами ведется посредством информационной системы, применяемой для КЭДО (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Сотрудник, который ведет с работодателем КЭДО, вправе направлять ему заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством, с использованием информационной системы работодателя или Единой цифровой платформы "Работа в России" (ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ).

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий работник может направить одним из следующих способов (ч. 10 ст. 22.3 ТК РФ):

• в письменной форме,
• в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу его электронной почты,
• через Единую цифровую платформу "Работа в России".

Таким образом, после перехода на КЭДО сотруднику не запрещается направлять работодателю заявления в бумажном виде в отдельных случаях, предусмотренных законодательством. Например, в отношении заявления о выдаче документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), трудовым законодательством предусмотрено право работника выбрать форму его подачи – письменную или электронную.