Правительство России утвердило правила кадрового документооборота через портал Госуслуг.

Статья опубликована на сайте https://its.1c.ru/

С 1 сентября 2022 года начнут применяться нормы Трудового кодекса РФ о взаимодействии ЕЦП "Работа в России" и информационной системы работодателя с порталом Госуслуг (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ). С указанной даты работники и соискатели смогут обмениваться электронными документами с работодателем через портал Госуслуг. Посредством личного кабинета на портале Госуслуг можно будет составлять, размещать, подписывать электронной подписью, направлять другой стороне трудовых отношений и хранить электронные документы. Эти правила касаются:

• документов работников, которые формируются без участия работодателя, – заявлений, уведомлений, сообщений;
• документов работодателя, в отношении которых у него ведется КЭДО. Перечень таких документов работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений (ч. 3 ст. 22.1, ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). Переход на КЭДО для работодателей является добровольным (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Поэтому правила действуют, если работодатель сознательно перешел на КЭДО.

Правительство России утвердило Правила взаимодействия информационной системы работодателя и портала Госуслуг – правила подписания электронных документов, их хранения, а также фиксации факта получения документов сторонами.

Порядок взаимодействия информационной системы работодателя и портала Госуслуг

Согласно п. 3 и 5 Правил для взаимодействия информационной системы работодателя и портала Госуслуг применяется:

• технология прикладного программного интерфейса;
• единая система межведомственного электронного взаимодействия.

Суть взаимодействия заключается в следующем. Из личного кабинета работника (соискателя) на портале Госуслуг электронные кадровые документы передаются в информационную систему работодателя. А также из информационной системы работодателя кадровые документы передаются в личный кабинет работника (соискателя) на  портале Госуслуг. Таким образом, в результате взаимодействия информационной системы работодателя и портала Госуслуг обеспечивается размещение электронных документов в личном кабинете работника на этом портале (п. 4 Правил).

Для функционирования этой системы работодатель должен обеспечить взаимодействие своей информационной системы и портала Госуслуг, чтобы (п. 2 Правил):

• размещать на портале Госуслуг электронные документы, связанные с работой, если работник подал заявление о выдаче таких документов и указал способ их предоставления – размещение на этом портале;
• предоставлять работнику или лицу, поступающему на работу, возможность направлять в форме электронных документов в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством, в отношении которых ведется КЭДО;
• направлять в личный кабинет работника на портале Госуслуг документы, подписанные простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, если работник подал заявление о размещении документов в его личном кабинете.

Подписание электронных документов

Работник или лицо, поступающее на работу, подписывает и направляет в информационную систему работодателя электронные документы (заявления, уведомления и сообщения) с использованием функционала, доступного в личном кабинете работника (лица, поступающего на работу) на портале Госуслуг (п. 5 Правил).

При подписании таких электронных документов работник (лицо, поступающее на работу) использует (абз. 2 п. 5 Правил):

• усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, полученную от системы электронного правительства;
• простую электронную подпись.

Правила вступят в силу с 1 сентября 2022 года вместе с нормами Трудового кодекса РФ о взаимодействии ЕЦП "Работа в России" и информационной системы работодателя с порталом Госуслуг.